من التطبيقات الجديدة إلى البرامج القوية، تساعد التكنولوجيا المحاسبين على الحفاظ على مستواهم التنظيمي وانتاجيتهم وأمنهم.
حيث يعمل المهنيون في مجال المحاسبة على تيسير أعمالهم من خلال التطبيقات والبرامج التي تعمل على تبسيط العملية وتمكين إنجاز المزيد أثناء التنقل.
لا تغير التكنولوجيا من طريقتنا في أداء الأعمال فحسب، وإنما تغير من مهنة المحاسبة أيضًا. ولكي يصبح المحاسبين القانونيين قادة ماليين أفضل، يتعين عليهم تطوير واستخدام جميع الأدوات الجديدة المتاحة ، ولحسن الحظ أصبحت التطبيقات والبرامج الجديدة سهلة الاستخدام أكثر من أي وقت مضى، لذا سواء أكنت تعارض استخدام التقنيات أو من أوائل المستخدمين لها، فبإمكانك الوصول إليها.
فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام التقنية الجديدة لتسهيل حياتك المحاسبية قليلاً.
١- تحويل الصور إلى جدول بيانات "EXCEL"
ربما تكون جداول البيانات باستخدام برنامج Excel هي الأداة الأكثر أهمية للمحاسبين، وهي قادرة على معالجة مجموعات من البيانات المعقدة وتوصيل كميات كبيرة من المعلومات.
والآن يمكنك إنشاء جدول بيانات في وقت قياسي باستخدام كاميرا هاتفك فقط باستخدام تطبيق Microsoft Excel لنظام التشغيل iOS أو Android، يمكنك استخدام أداة "استخراج البيانات من الصور" لتحويل الكلمات والأرقام على ورقة إلى جدول بيانات Excel. ليس عليك سوى التقاط صورة وتستخدم الأداة محرك للبحث والتعرف على الصور في Excel لتحويل الصورة إلى بيانات قابلة للتحرير.
الطريقة:
• في تطبيق Excel، انقر فوق الزر "جديد" أو"New" في الجزء العلوي من التطبيق لإنشاء ملف جديد.
• في الجزء السفلي من الشاشة، انقر فوق الزر "بيانات من الصورة" أو "Data from Picture".
• ثبت المربع الأحمر حول البيانات التي تريد التقاطها، ثم انقر فوق الزر "Capture".
• إذا كنت راضيًا عن الصورة الملتقطة، فانقر فوق زر الاختيار الأحمر، وإلا اضغط على "X" وحاول مرة أخرى.
• في معاينة البيانات الملتقطة، يمكنك النقر فوق خلية فردية ثم النقر على "تحرير" أو "Edit" لإدخال المعلومات المفقودة. إذا كنت راضيًا عن المدخلات، انقر فوق "إدراج" أو "Insert" في الجزء العلوي لوضع البيانات في سجل الأعمال.
٢- جدولة الاجتماعات بسهولة "CALENDLY"
يدرك المهنيون مدى الإرهاق الناتج عن جدولة الاجتماعات، ولذلك يعمل موقع وتطبيق Calendly على التخلص من الطريقة القديمة لاستخدام البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية لتنظيم المواعيد والمكالمات والمقابلات وما إلى ذلك.
قم بعمل جدول زمني خاص بالتواريخ والوقت الذي تكون فيه متاحًا، وبإمكان العملاء الاطلاع على وتحديد الأوقات التي تناسبهم. كما يمكن دمج Calendly مع Google و Office 365 و Outlook لتجنب أي تعارضات.
٣- إدارة جميع أعمالك باستخدام نظام واحد "SCORO"
تستخدم المزيد من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم أدوات إعداد الميزانية على الإنترنت مثل Scoro لإدارة الشؤون المالية بطريقة أكثر تنظيماً. تستخدم هذه الأدوات الجديدة برمجيات سهلة الاستخدام - لا يتطلب الأمر تدريبًا مكثفًا. بالإضافة إلى إعداد الميزانية، تتميز Scoro بأدوات مثل التقارير المالية والتحليلات، ولوحة مؤشرات الأداء الرئيسية، وإعداد الفواتير، وأتمتة الخدمات المهنية، وتحقيق الإيرادات آليًا من الفواتير. بإمكان المستخدمين الاطلاع على تقاريرهم المالية عن النتائج الفعلية مع عجز وفائض الميزانية، واستخدام أبعاد المحاسبة، وتقدير هامش المبيعات في الوقت الحقيقي، ومقارنة فترتين لتحديد الاتجاهات على مدار الوقت.
وتبدأ أسعار Scoro من 26 دولارًا أمريكيًا شهريًا لكل مستخدم، أو استخدام نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا.
٤- متابعة كلمات المرور الخاصة بك "LASTPASS"
لدى المحاسبين الكثير من المهام التي تشغل تفكيرهم دون القلق بشأن الاختراقات الأمنية. لذلك، يجب أن يكون مديري كلمات المرور، مثل LastPass، جزءًا أساسيًا من حياتك على الإنترنت.
حيث يقوم مدير كلمات المرور بإنشاء كلمات مرور قوية، ويتابعها حتى لا تضطر للقيام بذلك بنفسك، ويسهل تغيير كلمات مرور متعددة. كما أنها أفضل طريقة لمشاركة تسجيلات الدخول بأمان مع شركتك وعملائك. LastPass هو شهير بسبب واجهته البسيطة وتوافقه، بالإضافة إلى مجموعة متنوعة من الميزات والأسعار. والمكافأة أن الإصدار المجاني يشمل معظم الميزات التي قد تحتاجها.
٥- سهولة الوصول إلى بياناتك المالية "XERO"
يساعد تطبيق Xero على إدخال تطبيقات الجوال إلى مجال المحاسبة، فهو يعمل على إدارة أعمالك من أي مكان وزمان. يتوافر التطبيق على النظامين iOS و Android، وهو يسهل عملية إرسال الفواتير والموافقة على المصروفات وإدخال الإيصالات والتسوية.
يهدف البرنامج المستند إلى تقنية السحابة إلى جمع كافة المعلومات التي يحتاجها المحاسبون في مكان واحد من الآن فصاعدًا أدر أعمالك أثناء التنقل، وحقق أفضل وأقصى المزايا من التقنية التي لديك ، وخفف من وطأة المهام المتعددة باستخدام أدوات سهلة الاستخدام بالنسبة للمحاسبين.